Forretningsorden

Forretningsorden for bestyrelsen for Ejerforeningen Skansen 

1. Bestyrelsen har ledelsen af ejerforeningens anliggender.

2. Bestyrelsen konstituerer sig efter hvert valg med en næstformand og evt. sekretær.

3. Det påhviler bestyrelsen at sørge for god og forsvarlig varetagelse af ejendommens fælles anliggender, herunder overholdelse af god skik og orden, betaling af fælles udgifter, tegning af sædvanlige forsikringer (herunder brandforsikring, kombineret grundejerforsikring og eventuel bestyrelsesansvarsforsikring), renholdelse, vedligeholdelse og fornyelser i det omfang, sådanne foranstaltninger efter ejendommens karakter må anses for påkrævede.

4. Bestyrelsen sørger for, at der udarbejdes budget og føres forsvarligt regnskab over de på fællesskabets vegne afholdte udgifter og oppebårne indtægter, herunder de ejerne afkrævede bidrag til fælles udgifter. Bidragene opkræves med passende varsel og forfalder til betaling den 1. i betalingsmåneden. Bestyrelsen udarbejder desuden vedligeholdelsesplan for ejendommen og husorden med almindelige ordensregler til godkendelse på generalforsamling.

5. Bestyrelsesmøde indkaldes af formanden eller i tilfældet af formandens forfald af næstformanden, så ofte anledning findes at foreligge, samt når 2 medlemmer af bestyrelsen begærer det. Indkaldelsen indeholder information om mødetidspunkt og – sted samt dagsorden samt evt. relevante bilag til dagsordenen.

6. Bestyrelsesmøder afholdes på Rømø, medmindre samtlige medlemmer af bestyrelsen har accepteret et andet mødested.

7. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mere end halvdelen af den samlede bestyrelse, herunder formanden eller næstformanden, er til stede.

8. Beslutning træffes af de mødende bestyrelsesmedlemmer ved simpel stemmeflerhed. Står stemmerne lige, gør formandens eller i formandens forfald næstformandens stemme udslaget.

9. Der udarbejdes referat af mødet. Dette udsendes af formanden senest 5 dage efter mødet. Herefter har bestyrelsens medlemmer 5 dage til at meddele om de kan godkende referatet eller ønsker ændringer eller tilføjelser.

10. Referatet underskrives senest på det efterfølgende møde af de bestyrelsesmedlemmer, der har deltaget i mødet. Det underskrives tillige af de medlemmer, der ikke deltog, således, at disse ved deres underskrift tilkendegiver, at de er informeret om referatets indhold.

11. I særlig tilfælde kan der afholdes elektronisk bestyrelsesmøde, hvor bestyrelsen behandler en sag via email, e-post, skype etc. Beslutninger herfra tilføjes protokollen (Der kan bestå af løse ark) ved først kommende møde og underskrives af bestyrelsens medlemmer

12. Bestyrelsen aftaler tillige hvordan ejerkredsen informeres om evt. igangsættelser af større projekter etc. Det vil normalt være formanden, der kommunikerer med ejerne evt. via et nyhedsbrev og via hjemmesiden på https://skansen.net

13. Bestyrelsen kan selvstændigt beslutte, at ejerforeningen skal tegne bestyrelses-ansvarsforsikring. Desuden kan generalforsamlingen med tilslutning fra mindst 1/3 af ejerforeningens medlemmer efter antal eller efter fordelingstal pålægge bestyrelsen at sørge for, at ejerforeningen tegner bestyrelsesansvarsforsikring.

14. Ejerforeningen forpligtes ved underskrift af formanden eller næstformanden for bestyrelsen samt i begge tilfælde yderligere et andet medlem af denne.

15. Bestyrelsen kan nedsætte et eller flere udvalg bestående af 2-3 personer fra bestyrelsen og give disse udvalg bemyndigelse til at handle på bestyrelsens vegne inden for de rammer, der udstikkes af denne. Et eksempel på et stående udvalg kan være Bygnings og Vedligeholdelsesudvalg (B&V).

16. Bestyrelsen og udvalg under bestyrelsen kan tilknytte en fagmand til løsning af ad hocopgaver mod aflønning således, at det bedste beslutningsgrundlag tilvejebringes. Ved større udgiftskrævende opgaver over 40.000,- skal der altid hjemtages minimum to tilbud. Disse skal vurderes af udvalget og den evt. tilknyttede fagmand og indstilles afgørelse til bestyrelsen.

17. Faktura fra foreningens leverandører skal fremsendes elektronisk til e-mail: faktura@skansen.net og attesteres af det bestyrelsesmedlem der har bestilt ydelsen/varen forud for formandens godkendelse og betaling foretages af administrator.

18. Formanden har kontakten til administrator og informerer bestyrelsen om relevante informationer, der er afgivet af administrator. Administrator kan deltage i bestyrelsens møder, når der er relevante punkter på dagsordenen.

19. Der aftales retningslinjer, der sikrer at den kontante del af Ejerforeningens formue er anbragt sikkert og fornuftigt i relation til størrelse og kommende udbetalinger.

20. Bestyrelsens medlemmer aflønnes generelt ikke, men det anses for praktisk når bestyrelsen holder aftenmøder, at disse indledes med et fælles måltid.

21. Bestyrelsesmedlemmer kan ansøge bestyrelsen om kørselsgodtgørelse til ekstra kørsel ifm. møder og tilsyn med eksterne håndværkere og lignende. Kørsel til bestyrelsesmøder berettiger ikke til godtgørelse. Der udbetales generelt ikke honorar for bestyrelsesarbejdet. Bestyrelsen kan dog i særlige tilfælde honorere enkeltstående opgaver indenfor det budgetterede beløb.

22. Bestyrelsen drager omsorg for at udgifterne til bestyrelsens honorar/kørselsgodtgørelse samt det samlede beløb til fortæring ved bestyrelsesmøderne indarbejdes i budgettet og oplyses ved generalforsamlingen.

 

Således besluttet på bestyrelsens møde den 11. maj 2023 og godkendt på Generalforsamlingen i 2024.

Lars Frederiksen / Christian Gerken/ Hans Hansen / Martin Krog